Feiten en fabels: kostenbesparing en risicobeheersing

Soms op kantoor bij G-Star, een andere dag weer bij Van Ommen. Eric van Aken werkt als consultant bij UniProfs en is verantwoordelijk voor de IT-afdeling van klanten. Én dan voornamelijk met cloud-dienstverlening. Hij onthult de feiten en fabelsdie bestaan over de cloud in het kader van kostenbesparing en risicobeheersing. En wat je dan wél moet doen?

Feit of fabel?

Wat zijn de meest gehoorde feiten en fabels die je tegenkomt in de praktijk? Wij zetten er een aantal voor je op een rij en leggen uit hoe de vork precies in de steel zit.

Kostenbesparing in de IT gaat niet alleen om directe IT-kosten

FEIT. “Kijk verder dan alleen de directe IT-kosten. De verborgen kosten zitten vooral in operationele kosten. Stroomkosten, maandelijkse licenties, onderhoud en service buiten werktijd. Niet alles wordt altijd meegenomen in het optuigen van het kostenplaatje”, benadrukt Eric.

Solution

In de cloud ben je in ieder geval van deze wirwar aan kosten verlost. Met Microsoft-cloudservcies zit alles in één pakket en zijn de kosten overzichtelijk.

Mijn bedrijfsdata staat in de cloud niet veilig

FABEL. “Dat is het onderbuikgevoel gebaseerd op de ongrijpbaarheid, onzichtbaarheid en het onbegrip rondom de cloud. Men gelooft dat alle data achter slot en grendel op hun eigen serverlocatie het veiligst is. De cloud onveilig? Dat is níet het geval”, legt Eric uit. “Bij on-premise heb je veel fysieke risico’s die je met de cloud automatisch omzeilt.” Je moet dan rekening houden met:

Solution

Naast dat de fysieke ‘meterkast met hardware’ verdwijnt, ben je met Microsoft-cloudservices constant voorzien van naadloze updates. De veiligheidsoplossingen in de cloud zijn specifiek af te stemmen op jouw bedrijfsvoering. Door in kaart te brengen waar in je IT-infrastructuur kwetsbaarheden zitten, maak je de cloudservice digitaal minstens zo veilig als on-premise.

De overstap naar de cloud is duurder dan mijn huidige IT-omgeving

FABEL. Microsoft-cloudservices komen met een prijskaartje, maar dat maakt de cloud niet per se duurder. Verborgen kosten van on-premise datacenters zitten in operationele kosten zoals:

Contracten met leveranciers
Personeelskosten
Stroomkosten
Koelingskosten
Onderhoud, service en updates
Licentiekosten

Eric: “Dan heb je al wat kostenposten genoemd, maar het verschilt ook nog per organisatie. Voor een MKB is het zeker niet duurder.”

Solution

Als je bedrijf in een jaar vijf nieuwe werknemers verwelkomt, moet daar on-premise datacapaciteit voor zijn. Anders moet je investeren in uitbreiding. Updates volgen elkaar tegenwoordig zó snel op dat je bijna elke twee weken kunt updaten. Daarvoor heb je gespecialiseerd personeel nodig op locatie, en dat brengt veel kosten met zich mee. De cloud is schaalbaar. En dus altijd aan te passen aan groei of krimp in je organisatie. En updates? Díe horen standaard bij de cloudservices.

Mijn bedrijf heeft veiligheidsrisico’s top of mind

FABEL. Veiligheidsrisico’s- en kosten zijn daarentegen écht het zwarte schaap. Eric legt uit: “Organisaties denken dat ze de boel op orde hebben met fundamentele beveiliging. Een firewall en een goede antivirusscanner zijn niet voldoende. Ook een lang, moeilijk wachtwoord is niet genoeg. Tweestapsverificatie moet het minimum zijn.”

Solution

Een risicoanalyse op security helpt de kwetsbaarheden van jouw digitale infrastructuur te kenmerken. Dan kun je gerichter maatregelen nemen en hoef je niet onnodig in dure cyberbeveiliging te investeren.

Security is het ondergeschoven kindje

FEIT. We merken dat security te weinig aandacht krijgt. De basis is aanwezig en daarmee is alles wel gezegd. Zo vinden financieel directeuren het vaak lastig om het gesprek over security te beginnen: want het is wederom een kostenpost. Daarom wil je als IT-specialist het nut van een goed beveiligde digitale infrastructuur benadrukken.

Solution

In principe is het een verzekering die je afsluit. Een beetje zoals een back-up. Je sluit ‘m af voor het geval dat. De kans op een aanval met malware of ransomware is klein. Heine Stuivenberg, eigenaar van UniProfs zegt daarover: “het is niet de vraag of je gehackt wordt, maar wanneer. Wanneer je security op orde is, bespaart het meer dan het kost.”

Downtime is een makkelijk te voorkomen kostenpost

FEIT. Ook downtime voorkomen kost geld. Eric: “Je moet zelf de afweging maken wat downtime betekent voor jouw bedrijf. Wanneer je e-mail eruit ligt of je geen bestellingen kunt afhandelen, dan heeft dat effect op je bedrijfsvoering. Dan moet de IT-afdeling of een externe partij aanhaken.”

Solution

Met je IT-omgeving in de cloud voorkom je downtime. Je hebt namelijk geen fysieke serverruimte waar het mis kan gaan. De enige oorzaken van downtime komen dan vanuit Microsoft. Én die hebben hun zaken snel weer op orde.

Houd dít in je achterhoofd

Breng in kaart welke risico’s het waard zijn om maatregelen voor te treffen. Zo doe je gerichte investeringen en heb je grip op een veilige IT-omgeving, zónder onoverzichtelijke kosten. Niet alleen voor de veiligheid van je eigen bedrijfsgegevens, maar ook als visitekaartje naar je klanten. Zij zoeken steeds vaker partijen die een gedegen securitybeleid voeren. Het werken in de cloud heeft als voordeel dat het schaalbaar en gepersonaliseerd is. De cloud sluit precies aan op jouw bedrijfsvoering, zodat je geen onnodige kosten maakt.